Beredskapsplan
Innledning
SK Baune er en frivillig organisasjon uten lønnede ansatte i administrasjonen. Trenere er også hovedsakelig frivillige. Dersom kriser og ulykker oppstår på aktiviteter, arrangementer og reiser i SK Baunes regi vil klubben i hovedsak måtte få hjelp av offentlige instanser og NFF Hordaland krets for å håndtere dette. Ved en krisesituasjon kan leder i NFF Hordaland, Knut Berge (tlf 913 04 930), kontaktes for diskusjon om og hjelp til håndtering.
Denne beredskapsplanen har til hensikt å redegjøre for klubbens plan for hvordan kriser og ulykker bør håndteres og hvordan tillitspersoner i SK Baune kan få hjelp og støtte til dette.
Planen skal:
– Klarlegge ansvar og fordeling av arbeidsoppgaver tilknyttet kritiske situasjoner.
– Beskrive håndtering av forulykkede, pårørende, tillitsvalgte og eventuelt media.
Beredskapsplanen trer i kraft ved enhver krisesituasjon som involverer medlemmer av SK Baune på arrangementer eller andre aktiviteter hvor idrettslagets medlemmer deltar som et medlem av SK Baune
Hvis en alvorlig ulykke oppstår, skal klubbens beredskapsgruppe tre i funksjon. Gruppen ledes av beredskapsleder.
Definisjoner
Krise: En uventet hendelse som rammer mennesker eller verdier på en uønsket, skadelig måte.
Beredskap: Forberedte planer og tiltak som bedrer SK Baune sin evne til å handle raskt og riktig i krisesituasjoner.
Beredskapsgruppe: SK Baune sin interne beredskapsgruppe. Beredskapsgruppen består av styreleder, nesteleder og økonomiansvarlig, samt leder for sportslig utvalg. Ved reiser eller arrangementer i regi av SK Baune skal en i støtteapparatet for reise/arrangement være utnevnt beredskapsansvarlig. I krisesituasjon vil denne beredskapsansvarlige lede beredskapsarbeidet, til beredskapsgruppen i SK Baune er operativ.
Varsling/Nødtelefoner
Dersom en krisesituasjon oppstår, varsles politi, brann, lege eller sykehus direkte.
NØDTELEFONER:
BRANN: 110
POLITI: 112
AMBULANSE: 113
Legevakt: 116117
Psykiatrisk hjelp formidles via legepersonell på stedet /ved sykehuset eller via politiet.
Leder i NFF Hordaland krets Knut Berge: 913 04 930
Dette skal du opplyse om:
Hvem ringer?
Telefonnummeret du ringer fra
Hva har skjedd?
Når skjedde det?
Har du varslet andre?
Aktuelle telefonnummer
Ved ulykkesstedet
Følgende prioritering gjelder på ulykkesstedet:
1. Redde og sikre menneskeliv
2. Varsle nødetatene
3. Varsle styreleder
4. Sikre seg best mulig oversikt over situasjonen
5. Ivareta pårørende
6. Sikre intern og ekstern informasjon
7. Sikre materielle verdier
8. Ta vare på involverte
Beredskapsgruppen har følgende oppgaver:
Leder styrer beredskapsgruppen og arbeidet som gjøres i denne.
Leder har det overordnede ansvaret i krisesituasjoner.
Han/hun kan delegere ansvaret til nestleder, eller annet medlem i styret.
Nestleder overtar det overordnede ansvaret ved leders fravær.
SK Baune skal i hovedsak ikke uttale seg direkte til media, men via NFF Hordaland krets.
Krisehåndtering
Svært alvorlig ulykke/hendelse
Innledende vurdering
Etablering av beredskapsgruppen
Kontakt med personell på hendelsesstedet
Kontakt med pårørende
Kontakt med massemedier
Bistand ved granskning/etterforskning
Normalisering
Det er viktig at alle klubbens medlemmer, spesielt mindreårige, blir fulgt opp i tiden etter hendelsen. Det anbefales at klubbens ledelse utarbeider informasjon som distribueres gjennom hvert enkelt lag sitt støtteapparat.
Mindre alvorlig ulykke/hendelse
Ta utgangspunkt i «Svært alvorlig ulykke/hendelse» og vurder hvilke tiltak som skal settes i gang.
Orientering
Straks en er klar over at det har skjedd en ulykke, må leder for beredskapsgruppen orientere seg om alle forhold som har betydning for innsatsen, hva slags ulykke det dreier seg om, om det er liv og helse i fare, hvilke ressurser en har til rådighet og så videre.
Stikkord
Hva har skjedd?
Hvor skjedde ulykken?
Når skjedde ulykken?
Hvem er involvert?
Hvilke skader på person/materiell?
Hvilke tiltak er allerede iverksatt?
Hva er problemet?
Hvordan kan hendelsen utvikle seg?
Hvilken tid har vi til rådighet?
Hvordan skal vi løse situasjonen?
Hvilke tiltak skal vi iverksette? Iverksette tiltak før jo heller!
Risikovurdering
Det må vurderes hvilken risiko som finnes, hva som er den største trusselen og hva som må gjøres for å forhindre at skaden øker. Det er politi, brannvesen, helsevesen og annet redningspersonell som skal vurdere risiko og som skal lede arbeidet. Beredskapsgruppen skal bistå offentlige instanser ved behov.
Loggføring, dokumentasjon og arkivering
Vedtak om etablering av beredskapsgruppe, innkalling og vedtak i gruppen, samt alle meldinger inn og ut skal loggføres på en slik måte at det kan dokumenteres og arkiveres.
Informasjonsarbeid ved kriser
All erfaring viser at informasjon er avgjørende for god krisehåndtering. Ved kommunikasjon handler det om troverdighet, hindre uklarheter internt og eksternt, samt skape orden i noe som kan virke kaotisk. På tur eller andre arrangementer må idrettsklubben til enhver tid ha en liste med telefonnummer til medlemmers foreldre og foresatte. Dersom det er en svært alvorlig ulykke som skjer, vil dette skape medieinteresse. Det er viktig at all informasjon til medier går gjennom den samme personen. Dette må gjøres for å sikre at riktig informasjon gis ut. Det er styreleder som har hovedansvar for informasjonsarbeidet ved kriser. Styreleder skal som hovedregel ikke uttale seg direkte til media, men via NFF Hordaland krets.
Informasjon til pårørende
Beredskapsleder har ansvar for kontakt med de pårørende på vegne av klubben. Offentlige instanser skal imidlertid ha hovedansvaret for informasjon til pårørende. Ved dødsfall skal informasjonen alltid gis av offentlig instans, dvs. politi eller prest. Etter en ulykke er det et stort behov for informasjon overfor de pårørende. Disse har erfaringsmessig et øyeblikkelig behov for informasjon om ulykkessituasjonen og hendelsesforløpet.Som hovedregel skal beredskapsleder kontakte en representant fra NFF Hordaland krets for å reise til et eventuelt krisested for hjelp i arbeidet med å støtte involverte/pårørende på stedet.
Informasjon til klubbens medlemmer
Alle typer av hendelser vil oppta de som er rundt den skadde/utsatte personen. Lagspillere vil naturligvis vite hvordan ting skjedde og hvordan det går. Etter 1.prioritering som er å ta hånd om den skadde skal trener/lagleder etter godkjenning fra beredskapsleder i neste rekke prioritere informasjon til lagspillerne og andre rundt den skadde.
Informasjon til klubben
Alle typer skade skal i etterkant rapporteres til SK Baunes styre. Ved mindre alvorlige ulykker/hendelser er det nok å rapportere skaden pr. mail til post@baune.no
Nødvendig informasjon;
Lag
Navn på spiller
Kort beskrivelse av skaden og skadeforløpet
Kort beskrivelse av håndteringen av ulykken
Informasjon til media
Det er ikke klubbens oppgave å informere utad om en ulykke eller hendelse. Derimot skal leder holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet tar man en avgjørelse på når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare kommentarer om bekymring og sorg over det som har skjedd, bør leder i første omgang overlate til politiet å informere media. Det er viktig at ingen ansatte eller medlemmer oppgir navn på andre i klubben som er involvert i ulykken eller hendelsen. Fotografier og opplysninger skal heller ikke formidles.
Oppfølging etter den akutte krisen
Oppfølgingsfasen overfor pårørende
Vurder å arrangere en minnestund f.eks. dagen etter ulykken.
Overbring blomster eller annen form for hilsen til de pårørende, helst personlig ved representant for klubbens ledelse.
Klubben bør være representert ved begravelse/bisettelse så sant slik deltakelse ikke er uønsket av pårørende.
Krans og bårebukett fra klubben.
Vurder oppfølging av pårørende i tiden etter ulykken.
Oppfølgingsfasen overfor den skadede
Denne aktiviteten koordineres av styreleder
Besøk skadede på sykehus.
Send blomster til skadede og deres familie.
Orienter om klubbmedlemmers forsikring
Oppfølgingsfasen overfor klubbens medlemmer
Denne aktiviteten koordineres av styreleder.
La klubbens deltagere i det aktuelle arrangementet få være sammen den første tiden etter ulykken. Legg til rette for at de kan snakke sammen om sine reaksjoner. Informer grundig om hva som har skjedd, og om hva som vil skje fremover.
Sjekk behovene for særlige tiltak ut over det som det tradisjonelle hjelpeapparatet stiller opp med. Dette kan være samtale med kvalifisert personale i forbindelse med sorg- og krisereaksjoner. Glem ikke at også andre enn de som er fysisk skadet, kan føle seg involvert i hendelsen, og derfor trenger oppmerksomhet og egnede tiltak.
Gi relevant informasjon via klubbens hjemmeside og facebook-side.
Debrifing
Den første tiden etter en alvorlig hendelse preges ofte av hjelpeløshet og sterke følelser. Konsekvensen er at de involverte ofte på eget initiativ kontakter kompetente fagfolk og samtidig takker ja til tilfeldige tilbud, uavhengig av politiet sitt råd og vurderinger. Politiet og kommunen med sitt psykososiale kriseteam bør alltid involveres i arbeidet med å oppsøke kompetente fagfolk.
Debrifingen bør ledes av profesjonelle og gjennomføres 1-2 døgn etter hendelsen. Dette skal være et samlingssted for pårørende og involverte. Debrifingen er frivillig og åpner for samtale rundt de tanker og følelser som er forbundet til hendelsen. SK Baune kan, i samarbeid med politiet, hjelpe med å finne aktuelle aktører til å gjennomføre debrifing. Profesjonelle aktører har den erfaring som en slik situasjon krever, samt et våkent blikk for hvem av de involverte som eventuelt trenger videre oppfølging. Det bør også gis informasjon om hvor det er hjelp å få, om det skulle være behov for videre oppfølging.
Det er viktig at ledelsen i SK Baune er til stede for arrangør og pårørende.
Oppsummering og evaluering
Beredskapsleder har ansvar for at det etter at beredskapssituasjonen er over, snarest mulig foretas en oppsummering, evaluering. Det skal utarbeides en skriftlig rapport av hendelsen og beredskapsarbeidet.
Intern informasjon, oppdatering og revisjon
I forkant av årsmøtet skal beredskapsplanen evalueres.
På første styremøte etter årsmøtene skal beredskapsplanen gjennomgås.
Beredskapsplanen skal være tilgjengelig på klubbens hjemmesider
